De zoektocht naar betere manieren van organisatieverandering, is natuurlijk niet van gisteren. Veel nieuw gehypte termen en methodieken zijn ook oude wijn in nieuwe zakken. Daar is op zich niet zoveel mis mee, oude wijn kan hele goede wijn zijn, en een fris etiket brengt het weer wat beter onder de aandacht van een nieuw publiek.
Toch is het ook interessant om te leren van de oudere bronnen. Zo kwam ik op een verhaal uit de jaren ’70, toen het bedrijfsleven een sprong maakte in de bedrijfsvoering. Informatiesystemen deden hun intrede op de werkvloer en hadden een drastische impact op de efficiency én op de (de)motivatie van medewerkers. Midden in deze ontwikkelingen besloten vakbonden in Zweden en Denemarken dat zij niet wilden dat deze technologie zomaar over hen werd uitgerold. Ze wilden meedenken, meebeslissen en meevormgeven. Dat klinkt wel een beetje als dialogisch veranderen, dus laten we eens kijken naar wat er te leren valt van deze ervaringen.
De betrokkenheid en samenwerking met deze vakbonden is later bekend geworden onder de naam Participative design. Lees verder voor de belangrijkste inzichten, kansen én valkuilen.
De context: technologie als splijtzwam
In de jaren ’70 werden in snel tempo nieuwe informatiesystemen ingevoerd in fabrieken, redacties en administratieve kantoren. Het doel hiervan was meer efficiëntie, betere controle, minder menselijke foutgevoeligheid. De overeenkomsten met de AI ontwikkelingen die nu plaatsvinden liggen voor de hand. In de praktijk betekende de ontwikkelingen in de jaren ’70 echter voor veel werkenden dat ze minder autonomie kregen en meer fragmentatie en stress ervoeren. Daarnaast hadden veel mensen het gevoel geen enkele invloed te hebben op de vormgeving van deze nieuwe systemen.
De vakbonden in Zweden (onder andere de grafische vakbond) en in Denemarken zagen dat het werk fundamenteel veranderde zonder dat de werknemers gehoord werden. Dit knelde ook en de vakbonden maakten zich hard voor meer inspraak en betrokkenheid, zogenaamd ‘participative design’. Toen ik deze term voor het eerst hoorde, sprak het direct tot de verbeelding. Juist ook omdat het langer geleden is en dus van wat meer afstand gereflecteerd kan worden op de ins én outs.
Leer zelf ook de skills & tools
- 3 november Webinar Dialogisch veranderen
- 19 november Masterclass Gespreksleider
- 29 & 30 januari: start Leergang Dialogisch Veranderen
Participative design voorbeelden
Een voorbeeld van participative design is het Deense COLA-project (Collective Resource Approach to Systems Design), dat begon in 1975. Hierin werden werknemers uitgenodigd om samen met onderzoekers en systeemontwerpers informatiesystemen te ontwikkelen voor hun eigen werk.
De aanpak was fundamenteel anders:
- Werknemers werden geen ‘gebruikers’ genoemd, maar mede-ontwerpers;
- Er werd gewerkt met mock-ups, simulaties en rollenspellen;
- Beslissingen werden genomen op basis van dialoog, niet op basis van hiërarchie;
- De kennis en ervaring van werkenden werd als evenwaardig beschouwd aan die van techneuten.
Het Zweedse Utopia-project (1981–1985) ging naar verluid nog een stap verder. Hier werkten vakbonden, onderzoekers en grafisch werkenden samen aan de vraag: hoe kunnen we een digitaal redactiesysteem maken dat vakmanschap versterkt in plaats van uitholt? Het beoogde resultaat hiervan was een systeem dat op de werkvloer niet alleen werd geaccepteerd, maar ook als rechtvaardig en werkbaar werd ervaren.
Effecten van Participative Design
De impact van deze projecten was groot. Niet alleen op de systemen zelf, maar op de mensen, de cultuur, en het denken over verandering.
- Er ontstond meer eigenaarschap: medewerkers die mee hadden ontworpen, stonden meer achter het eindresultaat.
- De relatie tussen ontwerpers, technici en werkenden veranderde van afstand tot partnerschap.
- Er kwam meer oog voor de sociaal-politieke dimensie van technologie: systemen zijn niet neutraal, ze zijn ingebed in machtsverhoudingen.
- En er groeide het besef dat goede verandering niet top-down, maar samen ontstaat.
Participative design werd zo een brug die de verschillende belanghebbenden op verschillende niveaus in de organisatie met elkaar verbond.
Kanttekeningen bij Participative Design
Toch waren deze projecten geen 100% succesverhalen. Er waren ook beperkingen, spanningen en onbedoelde bijeffecten. Dat is volgens mij op zich niet verwonderlijk, want met een groep mensen met gemengde belangen en achtergronden, is het proces ook altijd een beetje rommelig. Toch is het juist ook voor mensen die zich inzetten voor participatie, betrokkenheid, draagvlak en eigenaarschap, interessant om kennis te nemen van de geleerde lessen van toen:
1. Beperkte representativiteit
- Deelnemers waren vaak vakbondskaderleden of hoogopgeleide werknemers. Minder zichtbare groepen (tijdelijke krachten, laaggeletterden, jongeren) kwamen nauwelijks aan tafel. Daarmee dreigde participatie een selectief privilege te worden.
2. Professionele dominantie
- Hoewel participatie werd gepromoot, bleven onderzoekers en ontwerpers vaak dominant in de regie. Niet iedereen had gelijke toegang tot taal, tijd en invloed, waardoor het risico ontstond dat participatie vooral procedureel bleef.
3. Institutionele frictie
- Buiten de projectgroepen om stuitten de uitkomsten vaak op weerstand binnen de organisatie. Managers en besluitvormers zagen het soms als ‘idealistisch gedoe’ en zetten de uitkomsten opzij als deze niet pasten bij bestaande strategieën.
4. Vertragen, maar niet verdiepen
- Het participatieve proces vergde veel tijd, maar leidde niet altijd tot diepere gedeelde inzichten. Soms verzandde het in technisch overleg, zonder werkelijk gedeeld toekomstbeeld.
5. Symbolische participatie
- Een deel van de participatie dreigde instrumenteel te worden: mensen mochten meedoen om draagvlak te creëren, niet om wezenlijk richting te geven. Daarmee veranderde het gesprek van een krachtig democratisch instrument tot een middel tot acceptatie.
Lessen voor dialogisch veranderen
Wie vandaag aan de slag wil met dialogisch veranderen, doet er goed aan deze lessen ter harte te nemen. Want ook nu geldt: een goed bedoelde dialoog is niet genoeg om daadwerkelijk verandering te realiseren. Uit de verhalen over Participative design haal ik de volgende aandachtspunten:
1. Zorg voor structurele inclusie
- Wie aan tafel zitten maakt heel veel verschil. Maak dus actief ruimte voor stemmen die minder vanzelfsprekend doordringen: jongeren, uitvoerenden, mensen met een taalachterstand, tijdelijke krachten.
2. Onderken machtsverschillen expliciet
- Macht is een factor die ertoe doet. Iedereen is gelijkwaardig, maar niet iedereen is gelijk. Sommige stemmen wegen zwaarder. Dat is niet erg, als de andere stemmen maar wel gehoord worden en serieus meegewogen worden in de besluitvorming. Als facilitators of adviseurs dragen we zelf overigens ook macht: bij beïnvloeden door te kiezen wie mag spreken, welk verhaal wordt samengevat en wie de eindversie bewaart.
3. Veranker participatie in het bredere systeem
- Laat dialogen niet losstaan van besluitvorming, organisatieplanning of strategievorming. Zorg dat er bruggen zijn tussen het gesprek en de actie, tussen betrokkenheid en daadwerkelijke invloed. Heel concreet zit dit in de mensen die aan tafel zitten: aan het gesprek moeten zowel de klanten, de makers als de besluitvormers deelnemen..
4. Laat het tempo van betekenisgeving leidend zijn
- Verandering vraagt tijd. Niet omwille van traagheid, maar om ruimte te laten voor echt luisteren, voor twijfel, voor het vinden van nieuwe taal. Richt processen daarop in met reflectiemomenten en terugkoppelingen.
Participatie design in nieuwe vormen
Participative design is een term die ik niet vaak hoorde, maar de spirit, potentie én valkuilen ervan leeft voort in methodes zoals Theory U, Deep Democracy, Sociocratie, of Appreciative Inquiry. Eigenlijk overal waar mensen de moed hebben om samen te werken aan een toekomst die nog niet vastligt, door het gesprek te openen, door te luisteren, door samen nieuwe werkelijkheden te creëren.
Leer zelf ook Dialogisch veranderen
Leer nu ook zelf de skills en tools van dialogisch veranderen of zet een volgende stap met je eigen team. Bekijk de leergang, de 1-daagse masterclasses of neem contact op voor maatwerk advies of begeleiding van jouw sessie of verandertraject.
